Bagi Anda yang baru memulai bisnis percetakan, usaha fotokopi atau hanya membutuhkan mesin fotocopy untuk keperluan kantor, mengetahui cara sewa mesin fotocopy Jakarta adalah usaha awal yang perlu Anda tahu.
Melalui sewa mesin fotocopy bisa menjadi alternatif yang lebih hemat dibandingkan membeli langsung, apalagi bila Anda belum membutuhkan penggunaan jangka panjang atau masih meraba kebutuhan volume cetakan.
Mengapa Harus Sewa Mesin Fotocopy?
Sebelum ke proses pemilihan dan penyewaan mesin, Anda harus memahami keuntungan dari sewa mesin fotocopy Jakarta dibandingkan membeli. Banyak alasan mengapa sewa merupakan pilihan yang lebih bijak untuk pemula.
1. Lebih Ekonomis di Awal
Membeli mesin fotocopy, khususnya yang berteknologi tinggi bisa menghabiskan anggaran dalam jumlah besar. Sementara dengan sistem sewa, Anda bisa menghemat modal awal dan mengarahkan dana tersebut ke keperluan lain yang lebih mendesak.
2. Tidak Perlu Biaya Perawatan Sendiri
Sebagian besar penyedia jasa sewa menyediakan layanan perawatan dan perbaikan sebagai bagian dari paket layanan. Anda tidak harus sibuk mengurus teknisi, mengganti spare part atau melakukan maintenance rutin karena semua sudah di-handle oleh pihak penyedia.
3. Fleksibel dalam Penggunaan
Jika kebutuhan Anda hanya bersifat sementara, misalnya untuk proyek singkat, pameran atau event kantor menyewa adalah pilihan yang paling fleksibel. Anda bisa memilih durasi sewa mulai dari harian, mingguan, hingga tahunan.
4. Upgrade Mudah
Dengan perkembangan dunia teknologi yang sangat cepat. Ketika menyewa, Anda bisa dengan mudah upgrade ke model terbaru tanpa harus menjual perangkat lama terlebih dahulu.
Jenis Mesin Fotocopy yang Bisa Disewa
Sebelum melakukan sewa mesin fotocopy Jakarta, Anda perlu mengetahui jenis mesin fotocopy yang ada di pasaran, agar Anda bisa menyesuaikan alat tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda.
1. Mesin Fotocopy Hitam Putih (Monochrome)
Cocok untuk kebutuhan cetak dokumen biasa seperti laporan, surat dan formulir. Biayanya lebih murah dan konsumsi tintanya efisien.
2. Mesin Fotocopy Warna
Ideal untuk kebutuhan cetak yang lebih rumit seperti brosur, leaflet atau dokumen dengan grafik berwarna. Biayanya lebih tinggi, namun memberikan hasil yang lebih menarik.
3. Mesin Fotocopy Multifungsi (MFP)
Mesin ini bisa melakukan lebih dari sekadar mencetak biasanya dilengkapi fungsi scan, print dan fax. Cocok untuk kantor modern yang butuh melakukan banyak pekerjaan dalam satu perangkat.
4. Mesin Fotocopy A3
Jika Anda sering mencetak atau menyalin dokumen ukuran besar seperti desain arsitektur atau brosur lipat, Anda menyewa mesin yang bisa menangani ukuran kertas A3.
Tips Menentukan Kebutuhan Sebelum Menyewa
Agar tidak salah memilih mesin, Anda harus memahami kebutuhan harian dan jangka panjang Anda dalam memakai mesin fotocopy.
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan di bawah ini akan membantu Anda memilih mesin dengan kapasitas dan fitur yang tepat. Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang bisa membantu Anda dalam memahami kebutuhan tersebut, yaitu:
- Berapa banyak halaman yang Anda cetak setiap hari?
- Apakah Anda butuh hasil cetak berwarna?
- Apakah Anda perlu fitur tambahan seperti scan atau fax?
- Apakah Anda butuh mesin yang bisa terhubung ke jaringan komputer kantor?
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menyewa
Ada beberapa hal yang perlu Anda pahami agar proses ini berjalan lancar tanpa masalah di kemudian hari. Berikut beberapa poin yang perlu Anda perhatikan, diantaranya yaitu:
1. Kontrak dan Perjanjian
Selalu baca dengan teliti isi kontrak sewa. Perhatikan bahwa sudah tertulis dengan jelas soal durasi sewa, biaya bulanan, hak dan kewajiban masing-masing pihak, termasuk siapa yang bertanggung jawab bila mesin rusak.
2. Dukungan Teknis
Tanyakan bagaimana skema dukungan teknis seperti pertanyaan tentang apakah teknisi bisa dipanggil kapan saja? Apakah dikenakan biaya tambahan jika terjadi kerusakan? Semakin cepat dukungan yang diberikan, semakin minim gangguan operasional Anda.
3. Ketentuan Pengembalian
Beberapa penyedia mengenakan denda jika Anda membatalkan sewa sebelum masa kontrak berakhir. Perhatikan isi dokumen tersebut agar Anda memahami risiko ini sejak awal.
4. Kualitas Mesin
Jangan ragu untuk meminta demo atau melihat langsung kondisi mesin sebelum menyewa. Mesin yang terlalu tua atau tidak terawat bisa menyebabkan hasil cetakan buruk dan memperlambat kerja Anda.
Kelebihan dan Kekurangan Sewa Dibanding Membeli
Dari segi biaya, sewa mesin fotocopy Jakarta jauh lebih ringan di awal karena tidak memerlukan modal besar untuk pembelian. Pilihan ini akan cocok bagi pemula yang belum memiliki anggaran besar atau masih dalam tahap mencoba usaha.
Selain itu, menyewa memberikan keuntungan berupa perawatan mesin yang sepenuhnya ditangani oleh penyedia jasa, sehingga Anda tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan jika mesin mengalami kerusakan.
Di sisi lain, dengan menyewa, Anda tidak memiliki kepemilikan atas mesin tersebut. Artinya, ada keterbatasan dalam modifikasi dan Anda harus mengikuti ketentuan dari pihak penyedia.
Namun, keuntungan lainnya adalah Anda bisa mengupgrade mesin sesuai kebutuhan tanpa harus menjual yang lama terlebih dahulu. Opsi ini sangat berguna ketika volume cetakan meningkat atau kebutuhan fitur berubah.
Sebaliknya, membeli mesin fotocopy memang memberikan kepemilikan penuh. Mesin bisa digunakan tanpa batas waktu dan bebas modifikasi sesuai kebutuhan. Namun, biaya awal yang tinggi serta tanggung jawab perawatan menjadi kekurangan dari membeli mesin ini.
Jika mesin rusak atau perlu suku cadang, semua biaya harus ditanggung sendiri. Oleh karena itu, bagi bisnis baru atau usaha kecil, sewa mesin fotocopy Jakarta tetap menjadi pilihan yang lebih aman di tahap awal.
Tips agar Sewa Lebih Menguntungkan
Sebagai pemula, memilih vendor yang komunikatif dan transparan adalah kunci kenyamanan Anda dalam menyewa. Jangan sungkan bertanya atau meminta penjelasan ulang jika ada poin yang kurang jelas, lakukan tips berikut:
- Pilih vendor lokal agar lebih cepat ditangani jika ada kendala.
- Lakukan pengecekan rutin meski ada teknisi berkala, hal ini bisa mencegah masalah besar.
- Catat penggunaan tinta dan kertas untuk mengontrol biaya operasional.
- Gunakan kontrak jangka menengah (3-6 bulan) jika masih ragu mengambil kontrak panjang.
Jadi, bagi Anda yang sedang mencari sewa untuk kebutuhan dokumen kantor atau bisnis, sewa mesin fotocopy Jakarta bisa menjadi pilihan ideal yang layak dipertimbangkan.
FAQ (Frequently Asked Question)
Sewa mesin fotocopy dikenakan PPh berapa?
Sewa mesin fotocopy dikenakan PPh Pasal 23 sebesar 2% dari jumlah bruto jika dibayarkan kepada wajib pajak dalam negeri. Pemotongan ini dilakukan oleh penyewa saat melakukan pembayaran.
Apakah xerox termasuk fotokopi?
Ya, xerox adalah istilah umum yang sering digunakan untuk menyebut aktivitas fotokopi, berasal dari nama perusahaan Xerox Corporation.
Mesin fotocopy yang bagus merek apa?
Mesin fotocopy yang bagus biasanya berasal dari merek seperti Canon, Fuji Xerox dan Ricoh karena kualitas dan daya tahan yang tinggi.
Berapa harga printer yang bisa fotokopi?
Harga printer yang bisa fotokopi mulai dari sekitar Rp1,5 juta untuk printer multifungsi rumahan hingga belasan juta untuk kebutuhan kantor.