Pemilik usaha dituntut untuk bersikap adaptif dalam mengelola segala kebutuhan operasional, termasuk urusan peralatan kantor. Perangkat yang hampir selalu dibutuhkan oleh berbagai jenis usaha maupun instansi adalah mesin fotocopy. Namun, di antara dua pilihan membeli atau menyewa, banyak pelaku usaha mulai mempertimbangkan pilihan kedua. Keuntungan sewa mesin fotocopy semakin dirasakan pelaku usaha kecil hingga menengah di ibu kota yang butuh fleksibilitas dalam pengelolaan biaya dan operasional.
Beberapa Keuntungan Menyewa Mesin Fotocopy
Selain itu, kondisi lingkungan bisnis Jakarta yang cepat berubah membuat sistem sewa jauh lebih rasional daripada dalam bentuk kepemilikan alat. Berikut ini adalah beberapa keuntungan utama menyewa mesin fotocopy dibanding membeli.
1. Hemat Biaya Investasi Awal
Membeli mesin fotocopy memerlukan dana awal yang tidak sedikit, apalagi jika memilih mesin berkualitas tinggi dengan fitur lengkap. Mesin-mesin seperti ini bisa dibanderol hingga puluhan juta rupiah, yang tentu menjadi beban besar bagi usaha kecil menengah yang baru berkembang. Tak hanya harga mesin, biaya seperti ongkos kirim, instalasi dan pelatihan karyawan juga harus diperhitungkan.
Dengan menyewa, seluruh biaya awal yang besar itu bisa dihindari. Pengguna cukup membayar biaya sewa bulanan yang lebih ringan dan dapat diatur sesuai kemampuan keuangan perusahaan.
Jadi, dibanding harus mengikat dana besar untuk satu perangkat, menyewa mesin fotocopy akan membuat usaha tetap likuid dalam mengelola arus kas.
2. Perawatan dan Servis Ditanggung Penyedia
Memiliki mesin fotocopy sendiri berarti harus siap menanggung biaya perawatan dan risiko kerusakan, termasuk pula jika tidak memiliki tenaga teknis internal. Mesin fotocopy memiliki komponen mekanik yang rumit dan bisa saja mengalami kerusakan sewaktu-waktu, yang tentunya akan memengaruhi produktivitas jika tidak segera ditangani.
Penyedia jasa akan secara rutin melakukan pemeriksaan, perawatan berkala, hingga penggantian spare part bila diperlukan. Pengguna tidak perlu repot mencari teknisi atau membayar biaya perbaikan tambahan karena semua sudah di-cover oleh penyedia.
Hal ini sangat membantu bagi usaha yang belum memiliki tim IT atau teknisi sendiri. Dengan begitu, perusahaan bisa fokus menjalankan bisnis utama tanpa harus mengurus perawatan alat yang rumit.
3. Tidak Perlu Khawatir Soal Stok dan Suku Cadang
Kelemahan saat memiliki mesin sendiri adalah ketersediaan suku cadang jika model mesin tersebut sudah tidak diproduksi lagi. Ketika mesin rusak dan suku cadang tidak tersedia, proses perbaikan bisa tertunda berhari-hari bahkan berminggu-minggu. Hal ini tentu sangat merugikan operasional perusahaan.
Namun, keuntungan sewa mesin fotocopy yaitu penyedia jasa biasanya memiliki stok suku cadang yang lengkap dan siap untuk melakukan perbaikan kapan saja dibutuhkan. Mereka juga memiliki hubungan langsung dengan distributor resmi sehingga proses pengadaan suku cadang menjadi lebih cepat dan efisien. Dengan demikian, downtime akibat kerusakan bisa ditekan seminimal mungkin.
Menyewa mesin fotocopy memberikan jaminan bahwa alat akan selalu dalam kondisi prima, tanpa harus dipusingkan dengan urusan teknis yang menyita waktu dan pikiran.
4. Tidak Perlu Memikirkan Penyusutan Nilai Aset
Mesin fotocopy yang dibeli akan tercatat sebagai aset tetap dalam laporan keuangan dan mengalami penyusutan setiap tahunnya. Artinya, nilainya akan terus menurun dan perusahaan harus mencatatnya sebagai beban akuntansi. Kondisi ini dapat menambah kompleksitas dalam proses pembukuan dan pengelolaan aset.
Sebaliknya, keuntungan sewa mesin fotocopy membuat perusahaan mencatatnya sebagai biaya operasional (OPEX). Biaya ini langsung masuk ke laporan laba rugi tanpa perlu dihitung penyusutannya, sehingga laporan keuangan menjadi lebih sederhana dan mudah dikelola. Hal ini juga memberi dampak positif dalam perencanaan pajak karena bisa langsung mengurangi beban pajak tahunan.
5. Cocok untuk Proyek Jangka Pendek atau Musiman
Di Jakarta, banyak perusahaan yang menjalankan proyek bersifat musiman atau sementara seperti event organizer, proyek konstruksi atau tender pemerintah. Dalam kondisi seperti ini, membeli mesin fotocopy jelas bukan pilihan efisien karena penggunaannya hanya dalam jangka pendek.
Sewa mesin fotocopy bisa dilakukan dengan durasi sesuai kebutuhan, mulai dari mingguan, bulanan, hingga kontrak tahunan. Cara ini memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengatur alat sesuai beban kerja dan kebutuhan proyek yang sedang dijalankan. Setelah proyek selesai, mesin bisa dikembalikan tanpa beban pemeliharaan jangka panjang.
6. Dukungan Teknis yang Cepat
Ketika mesin fotocopy mengalami gangguan, proses kerja bisa terhambat dan menyebabkan keterlambatan dan itu akan fatal jika untuk urusan yang berkaitan dengan dokumen legal atau penawaran tender. Keterlambatan sekecil apapun bisa berarti kehilangan peluang bisnis.
Keuntungan sewa mesin fotocopy adalah akses langsung ke tim teknisi profesional yang siap datang kapan saja. Penyedia layanan sewa biasanya memiliki teknisi yang tersebar di berbagai wilayah Jakarta sehingga respon mereka sangat cepat. Dalam hitungan jam, mesin yang rusak bisa kembali normal dan digunakan seperti biasa.
Hal ini berbeda dengan situasi jika membeli sendiri, di mana perusahaan harus mencari teknisi independen dan menunggu ketersediaan mereka. Dalam lingkungan bisnis yang menuntut kecepatan, menyewa mesin dengan dukungan teknis yang sigap adalah keputusan yang akan sangat membantu.
7. Pengaturan Anggaran Lebih Mudah
Membeli mesin fotocopy berarti harus menyiapkan anggaran besar di awal serta biaya perawatan dan operasional. Biaya-biaya ini bisa sulit diprediksi bila terjadi kerusakan mendadak atau kebutuhan upgrade. Hal ini dapat mengganggu perencanaan keuangan perusahaan.
Dalam sistem sewa, semua biaya biasanya sudah dibungkus dalam satu paket tetap yang dibayar secara rutin setiap bulan. Keuntungan sewa mesin fotocopy memudahkan usaha untuk merencanakan dan mengatur anggaran operasional. Beberapa penyedia juga menawarkan kontrak yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan sewaktu-waktu.
8. Tidak Repot Soal Pengiriman dan Instalasi
Proses pembelian mesin fotocopy umumnya melibatkan proses yang panjang, mulai dari pemilihan unit, pengiriman, instalasi, sampai latihan penggunaan. Semua proses ini memerlukan koordinasi dan waktu yang tidak sedikit.
Dengan menyewa, seluruh proses tersebut akan ditangani oleh penyedia jasa. Mereka akan mengatur pengiriman ke lokasi, memastikan instalasi berjalan lancar dan memberikan pelatihan dasar kepada pengguna tanpa biaya tambahan. Hal ini sangat memudahkan bagi kantor yang baru berjalan. Layanan ini juga menjamin mesin bisa langsung digunakan dengan optimal sejak hari pertama.
Keuntungan sewa mesin fotocopy bukan hanya sekadar soal penghematan, tetapi juga membantu lancarnya bisnis di tengah tantangan urban. Jadi, sebelum Anda memutuskan untuk membeli mesin fotocopy baru, pertimbangkan opsi sewa seperti ini.
FAQ (Frequently Asked Question)
Kenapa harus sewa mesin fotocopy?
Sewa mesin fotocopy lebih hemat biaya dibanding membeli dan cocok untuk usaha kecil atau penggunaan jangka pendek. Selain itu, perawatan biasanya ditanggung oleh penyedia sewa.
Apa keuntungan menyewa mesin fotokopi?
Keuntungan menyewa mesin fotocopy antara lain bebas biaya perawatan, penggantian sparepart dan bisa memperbarui mesin dengan mudah.
Berapa persen keuntungan fotokopi?
Keuntungan usaha fotocopy bisa mencapai 30% hingga 60% sesuai dengan lokasi, banyak pelanggan dan operasional. Biaya operasional yang rendah membuat margin cukup tinggi.
Apa keuntungan dari mesin fotokopi?
Mesin fotocopy memberikan kemudahan menggandakan dokumen dengan cepat. Beberapa tipe juga multifungsi, bisa untuk print, scan dan fax.